Teczki archiwizacyjne bezkwasowe

Czy wiesz, w jaki sposób powinny być przechowywane dokumenty? W zależności od ich przeznaczenia przedsiębiorca ma obowiązek archiwizacji nawet do 50 lat. Czy jesteś pewien, że formularze przetrwają w zwykłych teczkach? Dowiedz się, dlaczego lepiej wybrać teczki archiwizacyjne bezkwasowe w Kiel-Tech. 

Czym różnią się teczki bezkwasowe od zwykłych?

Czy kiedyś zastanawiałeś się, dlaczego strony w niektórych książkach mają tendencję do wykruszania się i są pożółkłe?  Wynika to z zastosowania papieru kwasowego, który w styczności z wilgocią zaczyna sztywnieć, a przy tym jego struktura staje się krucha. Wraz z upływem czasu dokumenty przechowywane w kwasowym środowisku niszczeją. Oprócz tego papier jest narażony na:

• niewłaściwą temperaturę,
• patogeny, sprawiające, że dokumenty mogą zapleśnieć.

Teczki bezkwasowe od Kiel-Tech są wykonane z materiałów, które mają odczyn neutralny. Dzięki temu możliwe jest przedłużenie żywotności zarchiwizowanej dokumentacji. Zastosowanie profesjonalnych produktów papierniczych do przechowywania akt pracowniczych czy sprawozdań finansowych pozwoli na utrzymanie dokumentów w dobrym stanie nawet do 50 lat. Produkty papiernicze Kiel-Tech są produkowane zgodnie z normami ISO 9706, 16245, rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz mają atest PAT.

O czym pamiętać przy archiwizacji dokumentów?

Oprócz zastosowania teczek bezkwasowych od Kiel-Tech warto archiwizować dokumenty w taki sposób, aby możliwe było łatwe ich zlokalizowanie. Warto pamiętać przy tym o:

• kategoryzowaniu dokumentów

Należy wiedzieć, że zarówno dokumentacja pracownicza, jak i księgowa ma inny termin przechowywania. W przypadku tej pierwszej może być to okres nawet do 50 lat, natomiast inne dokumenty powinny być archiwizowane przez 5 lat. W przypadku aktów notarialnych czy umów założycielskich może być konieczne przechowywanie ich bezterminowe.

• chronologii

Archiwizacja powinna odbywać się w chronologicznie, a przy układaniu dokumentów w tym samym okresie należy zastosować również zasadę porządku alfabetycznego.

• ograniczony dostęp

W zgodzie z obowiązującymi przepisami archiwizacja dokumentów powinna mieć miejsce w wydzielonej przestrzeni, która jest dostępna tylko dla upoważnionych osób.

• odpowiednie warunki

W pomieszczeniu archiwizacyjnym należy zadbać o optymalną temperaturę oraz system wentylacyjny, dzięki temu możliwe jest zachowanie dokumentów w dobrym stanie.

• opis

Archiwizowane dokumenty powinny być opisane w taki sposób, aby można było je łatwo zlokalizować.

Zadbaj o sprawną archiwizację dokumentów w twojej firmie, wybierając teczki bezkwasowe oraz inne produkty papiernicze w Kiel-Tech.