Czy wiesz, w jaki sposób powinny być przechowywane dokumenty? W zależności od ich przeznaczenia przedsiębiorca ma obowiązek archiwizacji nawet do 50 lat. Czy jesteś pewien, że formularze przetrwają w zwykłych teczkach? Dowiedz się, dlaczego lepiej wybrać teczki archiwizacyjne bezkwasowe w Kiel-Tech.
Czym różnią się teczki bezkwasowe od zwykłych?
Czy kiedyś zastanawiałeś się, dlaczego strony w niektórych książkach mają tendencję do wykruszania się i są pożółkłe? Wynika to z zastosowania papieru kwasowego, który w styczności z wilgocią zaczyna sztywnieć, a przy tym jego struktura staje się krucha. Wraz z upływem czasu dokumenty przechowywane w kwasowym środowisku niszczeją. Oprócz tego papier jest narażony na:
- niewłaściwą temperaturę,
- patogeny, sprawiające, że dokumenty mogą zapleśnieć.
Teczki bezkwasowe od Kiel-Tech są wykonane z materiałów, które mają odczyn neutralny. Dzięki temu możliwe jest przedłużenie żywotności zarchiwizowanej dokumentacji. Zastosowanie profesjonalnych produktów papierniczych do przechowywania akt pracowniczych czy sprawozdań finansowych pozwoli na utrzymanie dokumentów w dobrym stanie nawet do 50 lat. Produkty papiernicze Kiel-Tech są produkowane zgodnie z normami ISO 9706, 16245, rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz mają atest PAT.
O czym pamiętać przy archiwizacji dokumentów?
Oprócz zastosowania teczek bezkwasowych od Kiel-Tech warto archiwizować dokumenty w taki sposób, aby możliwe było łatwe ich zlokalizowanie. Warto pamiętać przy tym o:
- kategoryzowaniu dokumentów
Należy wiedzieć, że zarówno dokumentacja pracownicza, jak i księgowa ma inny termin przechowywania. W przypadku tej pierwszej może być to okres nawet do 50 lat, natomiast inne dokumenty powinny być archiwizowane przez 5 lat. W przypadku aktów notarialnych czy umów założycielskich może być konieczne przechowywanie ich bezterminowe.
- chronologii
Archiwizacja powinna odbywać się w chronologicznie, a przy układaniu dokumentów w tym samym okresie należy zastosować również zasadę porządku alfabetycznego.
- ograniczony dostęp
W zgodzie z obowiązującymi przepisami archiwizacja dokumentów powinna mieć miejsce w wydzielonej przestrzeni, która jest dostępna tylko dla upoważnionych osób.
- odpowiednie warunki
W pomieszczeniu archiwizacyjnym należy zadbać o optymalną temperaturę oraz system wentylacyjny, dzięki temu możliwe jest zachowanie dokumentów w dobrym stanie.
- opis
Archiwizowane dokumenty powinny być opisane w taki sposób, aby można było je łatwo zlokalizować.
Zadbaj o sprawną archiwizację dokumentów w twojej firmie, wybierając teczki bezkwasowe oraz inne produkty papiernicze w Kiel-Tech.